SNSを仕事や業務連絡で活用するメリットとは?LinkedInなど人気のビジネスSNSアプリを紹介

ビジネスでのSNS活用方法人間関係の悩み
この記事は約13分で読めます。

SNSを利用する人は多く、近年ではプライベートだけでなく業務連絡にSNSを使う企業も増えてきています。しかし仕事でSNSを使うときにはどんなリスクやマナーに注意すべきなのでしょう。

そこで、今回はSNSを業務連絡で活用することのメリットについて説明します。LinkedInなど、ビジネス用として人気のSNSアプリもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること
  • 各SNSの利用者の割合
  • SNSを業務連絡で利用すると効率が上がる理由
  • 業務連絡やコミュニケーションなど仕事でSNSを活用する例
  • 機種変更や情報漏洩などSNSのリスク
  • SNSを仕事で使うときにやってはいけないこと

業務連絡をLINEなどSNSで行いたい人は多い?

日本におけるSNSの利用者はかつて10代〜20代の若年層が中心でしたが、現在では40代以上にも拡大していて、登録者数も利用者数も増加傾向にあります。2015年末には約6,500万人であった登録者数は、2019年末には約7,800万人となり、2022年末には8,200万人を超える見通しです。

ネットユーザー全体から見たSNS利用者の割合も増え続けていて、2015年末には約65%でしたが、2019年末には80%弱まで増加しました。さらに、2022年末には約83%まで増加する見込みです。日本のSNS利用者が実際に利用しているサービスとしては、以下のようなサービスが挙げられています。

  • LINE…77.4%
  • Twitter…38.5%
  • Instagram…35.7%
  • YouTube…23.2%
  • Facebook…21.7%
  • TikTok…8.1%
  • Skype…7.1%

前年と比べると動画サービスであるTikTokの利用率が増加、Instagramの利用率はほぼ横ばいでしたが、その他のサービスについては利用率が下がっているようです。また、SNSを利用する目的は「知人の近況を知りたい(43%)」「人とつながっていたい(33%)」「写真などの投稿を見てもらいたい(23%)」といったプライベートな交流が多いものの、「仕事やビジネスで連絡を取りたい」という人も20%にのぼり、SNSはだんだん実用的な場としても活用されるようになってきたことがわかります。

LINEの公式アカウントって?企業側のメリットとは

前述のように日本での圧倒的な利用者率を誇る通話・メッセージアプリ「LINE」は、アジアを中心にメッセージインフラとして使われています。日本国内でも約8,600万人のアクティブユーザーが存在し、ユーザーの年齢層も幅広いのがLINEの大きな特長です。そんなLINEをビジネス利用することで、以下のようなメリットが考えられます。

  • クーポン、ポイントカードなどを配布するサービスがある
  • 個人の問い合わせに対応しやすい
  • 登録者数、ブロック数などの統計情報が得られる

LINEをビジネスに活用している企業は31.1%と言われていて、利用方法によって1対1、1対複数などの使い道があります。1対多数でクーポンの配布、お知らせなどを行いたい場合は「LINE公式アカウント」という法人向けのアカウントを利用できます。「LINE公式アカウント」は、プランによって以下のように料金が設定されています。

フリープラン:無料
月に1,000通まで無料で送信可、メッセージ数の追加不可
ライトプラン:月額5,000円
月に15,000通まで定額内で送信可、追加メッセージは5円/通
スタンダードプラン:月額15,000円
月に45,000通まで定額内で送信可、追加メッセージは送信数によって〜3円/通

LINEの強みは、他のSNSと異なるクローズドなアプローチです。個別のきめ細やかな対応と一斉クーポン配布などを同時に行えるため、消費者と直接関わるBtoCタイプの企業・店舗と親和性が高いでしょう。地域に根ざした中小企業、飲食、アパレル、美容院なども「LINE公式アカウント」の恩恵を受けやすいと考えられます。

ビジネスでSNSを活用するメリット

では、上記のようなプロモーションや顧客管理・対応としてではなく、業務連絡としてSNSを活用する場合はどんなメリットが考えられるでしょうか。

アップロード・ファイル共有機能
オフィス業務で使われるWord・Excel・PowerPointなどで作成したファイル、PDF、画像、動画などのデータファイルを社内SNSにアップロードし、共有できる
メールアドレスをいちいち入力したり、複数人に送り直したりする手間が省ける
業務効率化、生産性アップ
情報やナレッジの共有が進みやすくなり、情報確認の手間やロスタイムが減る
より効率的、効果的に業務を進められるナレッジも、多くの社員が共有しやすくなる
ひいては業務の効率化、生産性アップにつながる
社内コミュニケーション活性化、横断的なコミュニケーションの実現
個別チャットやメッセージによる1対1のやりとりだけでなく、グループ機能による1対多数のやりとりも簡単に行える
部や課を超えた横断的かつ柔軟なコミュニケーションができ、社内コミュニケーションの活性化につながる

SNSを業務連絡に使うことで、ファイルや情報をたくさんの人が同時に共有できるのは非常に大きなメリットです。メールなどを利用する場合、一人ひとりにファイルを送付したり、そのためにメールアドレスを何人分も入力したり、複数に同時送信する場合は送信先をBCCに設定したりという手間がかかっていました。SNSであれば、こうした手間や時間がかからず一度に多数の人とデータを共有できます。

また、メールや電話よりも連絡のハードルが低いのもSNSの特徴です。いつでもどこでも簡単にメッセージを送れるので、誰に対しても気軽に声をかけやすく、社内コミュニケーションが活性化しやすいというメリットがあります。「ちょっと外でランチしませんか?」「今晩、チームメンバーで軽く飲みに行きましょう」などというお誘いも、メッセージなら送りやすいでしょう。受け取った相手にとっても、SNSメッセージなら気軽にOKも断りもしやすいので、コミュニケーションを取りながら適度な距離を保てます。

「電車が遅延していて、5〜10分遅れます」「今日のミーティング場所が急に変更になりました」といったような業務上の急な予定変更・突発事項の報告なども、メッセージが残るSNSなら連絡漏れの心配がなく、後から何度でも確認しやすいため、いつでも電話に出られるとは限らない忙しいビジネスパーソンにぴったりです。

SNSで仕事のやり取りをするときのリスク!個人アカウントは危険

逆に、SNSをビジネスに利用するときにはデメリットも考えられます。特に、以下の4つのポイントには十分注意して使いましょう。

情報の蓄積ができない
グループチャットなどでは、次々に新しいメッセージが追加されるとやりとりが流れ、情報が埋もれやすい
アイデア提案や問題点の指摘などの重要なメッセージを見落としたり、勘違いしたりして食い違いが起きる可能性も
SNSによってはスマホの機種変更で以前の履歴が消えてしまったり、後からグループに参加した人が以前の履歴を見られなかったりするケースも
既読スルー、グループチャット、時間帯のストレス
既読スルーを気にするかしないかは個人の感じ方に大きく左右されるため、トラブルに発展しやすい
グループチャットで誰が何を言ったのか、誰に返信したのかわからなくなることも
未読数が大幅に増えたり、関係のないやりとりを延々と受信しなくてはならなかったりすることがストレスに
深夜や休日など、時間帯を選ばず仕事の通知が来るのにうんざりする人も
公私混同による離職リスク
プライベート用のスマホでビジネスSNSを使うと、公私の区別がつきにくくなる
休日や時間外の業務が増え、さらに通信料を自己負担しなくてはならなくなることも
従業員のストレス増加は早期離職につながり、企業にとって大きな損失に
プライベートの時間と、業務の時間ははっきり分けられるべき
誤送信による情報漏洩の危険性
LINEなどの個人アカウントを業務にも使うと、間違って友人や家族に業務連絡や仕事上のファイルを送信してしまう可能性がある
重要な連絡事項や社外秘のファイルなどを誤送信してしまうと、情報漏洩に

SNSをビジネス利用することにはさまざまな意見や議論がありますが、利用する場合は上記のようなデメリットをおさえておきましょう。マナーやルールはSNSを利用する社員全員に周知し、機密情報のやりとりは避けます。できれば、社員同士のライトなやりとりにとどめておくのが無難でしょう。会社によっては、社員同士が業務連絡目的でLINEを利用することを禁じているところもありますので、会社の規則をよく確認してください。

社会人なら覚えておきたい仕事でSNSを使う時の基本的ルール

SNSを業務連絡で利用する場合、上記のようなデメリットは避けたいものです。特に、最も重要なのは情報漏洩のリスクです。情報漏洩のリスクを回避するためには、まず、そもそも機密事項や個人情報はSNS上でやりとりしないという厳格なルールを定めておきましょう。業務連絡や、社外秘ではない重要性の低いファイルの送受信程度にとどめておくと安心です。どうしても機密事項を多数に同時に送信したいという場合は、会社で利用を推奨しているファイル送受信サービスを利用したり、社内メールなどを活用したりましょう。

ビジネスSNSをプライベート端末で利用しないのも一つの方法です。特に、LINEなど頻繁にメッセージが行き交うタイプのSNSを利用する場合、セキュリティやコンプライアンス上のリスクを回避しにくくなります。業務時間外の仕事関連の連絡対応、通信費の自己負担などのデメリットが社員のストレスにつながることも考えられますので、プライベート端末でのビジネスSNS利用は推奨されません。

退職した従業員の元に残る業務情報も、情報漏洩リスクが高いものの一つです。特に、退職後の社員がプライベートな付き合いのためにビジネスSNSのグループチャットなどに参加し続けていると、社内情報やファイルも自由に知り、ダウンロードできる状態になってしまいます。すると、万が一トラブルが発生したとき、流出元を特定できず、責任の所在が追及できなくなってしまうかもしれません。退職時には社内SNSからの退会と、会話の破棄を徹底してもらいましょう

その他、SNSをビジネス利用するときには以下のようなことに注意が必要です。

蓄積しておきたい情報のやりとりは避ける
特にグループチャットでは、時間が経つとどんどん新しいメッセージに埋もれてしまう
重要な情報はグループチャットを避け、メールなどでやりとりする
長文のメッセージを避ける
チャットやメッセージでは記載した文章が吹き出しとして表示されるので、長文は読みにくい
どうしても長文になってしまうときはチャットやメッセージを避け、メールにする
友だち自動追加をオフにする
ビジネス用のLINEアカウントを作る場合は、自動追加機能をオフに
仕事と無関係の人やアカウントを知られたくない人と、自動的につながらないようにする

SNSを仕事で利用するときのビジネスマナーって?

SNSは若者世代の気軽なコミュニケーションツールとして普及してきたことから、どうしても同じ感覚で使ってしまう人は少なくありません。しかし、ビジネス上のコミュニケーションは上司、他部署、取引先などともとらなくてはなりませんので、失礼のないようマナーに配慮する必要があります。特に、文面や連絡時間帯には十分に注意しましょう

また、上記のような経緯から、世代間でSNSに対する考え方や感覚も大きく異なることに注意が必要です。20代や30代の若手ビジネスパーソンの多くは子どもの頃からSNSに慣れ親しんでいますが、50代・60代になるとインターネット自体に不慣れだったり、不真面目な印象を持ったりしている人もいます。上司や取引先がSNSに対してどんな印象を持っているか、よく考えて使うようにしましょう。

特に、SNSで謝罪を伝えるのは絶対にNGです。SNSはその速さや気軽さが大きな魅力ですが、その気軽さは謝罪で誠意や真摯な反省を伝えることが難しくなるというデメリットにもなりえます。軽いお礼や挨拶などはともかく、SNS上で心からの謝罪をするのは絶対にやめましょう。謝罪の際はこうしたツールに頼らず、口頭できちんと伝えることが重要です。

「LinkedIn」などおすすめビジネスSNSアプリ3選

ここまでのメリット・デメリットなどを踏まえ、最後におすすめのビジネスSNSアプリを3つご紹介します。業務連絡にSNSを導入するかどうか迷っている方は、ぜひチェックしてください。

おすすめビジネスSNSアプリ①:LinkedIn

「LinkedIn」はビジネス特化型のSNSで、転職活動・採用・ビジネス上のネットワーク作りのために世界中の多くの人に活用されています。日本ではまだあまり聞いたことがないかもしれませんが、海外では当たり前のように活用されていますので、グローバル雇用を考えている企業にもおすすめのビジネスSNSアプリです。

世界で6億3,000万人以上が登録していて、アメリカでは1億6,000万人、インドで5,900万人、中国で5,000万人、ブラジルで3,700万人、イギリスで2,700万人、フランスで1,800万人、インドネシアで1,300万人の登録者がいます。一方、日本では労働人口に対してはまだまだ登録者数が少なく、200万人程度とされています。

求人や仕事募集だけでなく、「LinkedInラーニング」というオンラインスキルアップ講座を受講することもできます。ビジネスのスキル、人脈、コミュニケーションツール、採用情報など、ビジネスに必要なものがオールインワンで揃うSNSと言えるでしょう。

おすすめビジネスSNSアプリ②:WhatsApp

アメリカ発の「WhatsApp」は、世界で最も利用されているチャットアプリです。日本ではLINEが依然として人気ですが、欧米を中心に海外では圧倒的にWhatsAppの方が普及しています。既読表示、グループ機能など基本的な機能はいずれも同じですが、WhatsAppでは相手がオンライン中かどうかわかるという大きな違いがあります。

世界のアクティブユーザー数は180カ国以上15億人にものぼり、インドでは月間アクティブユーザー数が4億人を突破しています。2017年の人口に対するWhatsApp利用率はサウジアラビア73%、マレーシア68%、ドイツ65%、ブラジル・メキシコ56%、トルコ50%にのぼり、世界で300万社がWhatsAppをビジネス利用しているというデータもあります。

WhatsAppもLINE公式アカウントと同様、ビジネスアカウントとしてユーザーへメッセージ送信したり、カスタマーサポートをしたりすることができます。他にも、カタログを作成して商品やサービスをアピールしたり、事業者のプロフィールを作成したりする機能も提供されていますので、グローバルサービスの展開を考える企業に特におすすめのSNSアプリです。

おすすめビジネスSNSアプリ③:LINE WORKS

ビジネス用のSNSとして、プライベート用のLINEとは別に利用できる「LINE WORKS」というサービスもあります。プライベート用のLINEと同じ使い勝手ながら、プライベート用のアカウントとは分離して利用できる、単体で多様な通知設定ができるので、業務時間外に連絡が届いてもストレスになりにくいという2つの大きなメリットがあります。

ビデオ通話機能がありオンラインで職員会議や委員会などに参加できたり、チャットの自動翻訳機能(英語・中国語など)があって外国人スタッフとも情報共有しやすかったり、スマホだけでなくパソコンでも使えたりするのも従業員にとってのメリットです。

管理側としても、退職者のアカウントを消せる、既読・未読がわかる掲示板機能で効率的に周知を徹底できる、スケジュール共有機能で施設全体や管理者の予定をリアルタイムで従業員と共有できるというメリットがあります。社内SNSとして、プライベートLINEの代わりに使いやすいSNSアプリと言えるでしょう。

おわりに:SNSを業務連絡で使うと、業務効率化や社内コミュニケーションの活性化に

日本におけるSNSの登録者数・利用者率は年々増加傾向にあり、ビジネス利用を望む人も多いです。業務連絡にSNSを使うことは誤送信・時間外対応などのデメリットも考えられるものの、業務効率化や社内コミュニケーション活性化のメリットも考えられます。

SNSを業務連絡で使うときは、リスク管理を徹底するとともにマナーをある程度定めておきましょう。今回ご紹介したような、ビジネス専用SNSアプリを使うのも一つの方法です。

コメント

タイトルとURLをコピーしました