華やかなイメージがあり人気も高い職種の秘書。実は多忙でハイレベルなスキルが求められるのをご存じですか？この記事では秘書の種類や仕事内容、秘書に向いている人の特徴や就職活動で求められるスキル・経験について解説します。未経験から秘書を目指す人、秘書の経験を活かしたキャリアプランを考えている人はチェックしてくださいね。
- この記事でわかること
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- 秘書の仕事内容や収入の目安
- 秘書が付く役職や仕事の種類
- 秘書になりたい人が習得すべきスキル
- 秘書経験を活かしたキャリアプラン
会社の秘書の仕事内容って？平均年収ややりがいは？
秘書の主な仕事は、企業の社長や役員など経営陣やマネジメント職のサポート、政治家や弁護士、医師などの庶務業務をサポートすることです。
秘書と聞くと華やかなイメージを抱く人も多いかもしれません。ただし秘書の仕事は自分自身が前に出たり目立つというよりは、上司のスケジュール管理や出張準備など、事務作業や管理業務、調整業務をこなしてサポート役に徹することが求められます。
秘書の平均年収は350万〜450万ほどが目安です。就職先の企業や団体、業務内容によっては1,000万を超える収入を得る秘書もいますが少数派でしょう。
社長や役員など重要なポジションの人物をサポートすることで、秘書は会社や組織に貢献することができます。また経営陣のそばにいることが求められますので、経営者の考えから刺激を受けることもあるでしょう。
秘書が付く役職はどこから？
秘書がサポートする対象となるのは、どの程度のクラスの役職でしょう。
部長付秘書
マネジメント職となると多忙を極めることから、部長クラスから秘書を付ける企業もあります。部長付秘書は庶務のサポートなど基本業務のほか、売上に関する数字管理、予算実績管理などを担当します。会議や打ち合わせに同席し、情報整理を依頼されることも少なくありません。稟議書など各申請書の承認や進捗管理などを任されることもあるでしょう。
役員付秘書
庶務業務のサポートのほか、株主総会の運営や経営会議関連業務など、経営に深く関わる業務に付随したサポートが求められます。また、担当する役員が専門とする業務に応じて、秘書の業務も変わってくるでしょう。企業の規模によっては対外業務として広報やPRなどに携わることもあります。
社長付秘書
庶務業務のサポートのほか、社長の業務の代行、出張手配や出張の同行、社内イベントの運営など、業界や社長の個性に応じて業務が幅広くなります。社長の業務に関してサポートできるように、秘書にも高度なスキルが求められます。他企業の社長や役員など重要人物との関わりも増えるでしょう。
議員秘書
地方議会や国会議員にも秘書が付きます。国会議員の場合は公費雇用の秘書として第一秘書、第二秘書、国会議員政策担当秘書議員が設けられています。議員が仕事に集中できるように、情報収集や分析、スケジュール管理や資料作成をするなど、議員の右腕として働くことが求められるでしょう。
地方公務員秘書
県庁や市役所には秘書課が設置されており、都道府県知事など首長のサポートをします。首長のスケジュール管理や随行業務を行います。首長の業務に応じて仕事が臨機応変に変わるため、激務で残業が多いとも言われています。
医師や弁護士などの秘書
医師や弁護士などの個人秘書の仕事もあります。上司が専門的な仕事に集中できるように、庶務業務やスケジュール管理をサポートします。
上記のような役職や職業の人に秘書が付くことがありますが、社長職であっても秘書のサポートを必要としない企業もあれば、管理職以外の職種にも秘書がついてサポートする企業もあります。
一人の人に複数の秘書がつくこともある！
秘書にはグループ秘書や企業秘書のように、秘書が複数人でチームを組んで上司をサポートするタイプもあります。上司に1対1で付いてサポートする秘書は、個人秘書と呼ばれます。
どちらのタイプが採用されるかは、上司の業務内容や考え方にもよるでしょう。
秘書の仕事
秘書の仕事は基本的な庶務業務はもちろんですが、上司によって求められる仕事内容が多岐にわたります。基本的には上司の仕事のサポート業務全般が、秘書の仕事です。たとえば下記のような仕事を担当します。
- 電話応対・メール応対
- 来客応対
- 手紙・名刺管理
- 書類のファイリング
- 文書作成（会議資料・議事録など）
- 経費精算
- データ入力
- スケジュール管理
- 会食手配（お店選び・予約）
- 出張手配（新幹線や飛行機予約、ホテル予約）
- 贈答品手配
- 慶弔手配
- 挨拶状作成・発送
- イベントの準備
- 通訳・翻訳
所属する会社や団体、上司の業務内容によって仕事内容が変わってきます。秘書職への就職を目指す場合、リサーチや面接での質問で仕事内容をしっかりと確認しましょう。
秘書の一日の仕事の流れや繁忙期
秘書の一日の仕事の流れの例を紹介します。
- 出社：メールチェック、タスクチェック
- 上司出社：スケジュールやタスクを上司と共有
- 会議同席：上司が出席する会議に同席し、議事録作成
- デスクワーク：各種書類作成
- 昼休憩
- 来客対応：上司の来客に対応。対応後は名刺管理など事務作業が発生することも
- 出張手配：出張が予定されている場合、チケットや宿泊先を予約
- 打ち合わせ：社内の各部署と打ち合わせをし、上司に共有
- スケジュール管理：スケジュールを確認し、必要に応じて準備
- 退社
会議への同席については、その会議の議題などによって同席を求められないこともあります。会議内容は重要な機密事項であることが想定されますので、同席した場合は機密保持を徹底します。
秘書の仕事の繁忙期は、上司によって大きく異なります。重要な商談やプロジェクトの準備や進行をしている時期は、打ち合わせや会議が増えるため秘書も多忙になります。年度末や四半期も、経営に関わる会議が多く開かれるため忙しい傾向があるでしょう。上司次第で忙しさが変わるため、残業が多いケースも考えられます。
秘書に向いている人の性格やスキル
秘書として活躍する人が持つ性格や特徴、スキル、就職活動で強みとなる経験の傾向を紹介します。
- 人のサポート役ができる人（自分は前に出ない）
- 細やかな気配りをできる人
- パソコンを使用した基本的な文書作成能力
- 事務処理能力
- 情報処理能力
- 情報セキュリティを理解し、企業情報を守る責任感
- 社会情勢や経済ニュースをキャッチし、理解する能力
- コミュニケーション能力
- 接客業など対人スキル
- 一般事務の経験
- 受付の経験
- 営業アシスタント・営業事務の経験
- 自動車の運転免許（上司の送迎）
秘書室に配属される方法って？新卒・未経験でも就職できる？
秘書になるには、特定の資格は必要ありません。秘書を募集している企業の求人に応募し、採用されるのが一般的です。また入社時点では他部署だったものの、秘書課へ異動するケースもあります。
会社ごとにMOSや秘書検定、語学などの資格を求められることが考えられます。企業によっては秘書の実務経験を必須としていたり、経験者歓迎という条件を掲げていることもあります。
新卒でも秘書の仕事に就くこともできますが、新卒が秘書として配属されるケースはあまり見られません。秘書にはハイレベルのビジネスマナーやタスク管理能力、スケジュール管理能力などが求められます。部長や役員、社長の仕事や立場、会社の事情や業界について理解し、上司を適切にサポートしなければなりません。そのため、社会人経験の浅い新卒や若手社員が秘書として活躍するのは難しいと考えられています。
秘書の求人は比較的少なめです。秘書という職種を設けていない会社も少なくありません。一方で、大企業や自治体では秘書室を設け、複数の秘書が連携して仕事をしていることもあります。
事務職や受付から秘書になるために必要なことって？
事務職や受付として働く人が、秘書へキャリアチェンジを目指すこともあります。キャリアチェンジを成功させるには、どのようなスキルや経験をアピールするのがよいでしょう。
営業事務や営業アシスタントから秘書になるために
秘書へとキャリアチェンジを目指す場合、基本的なビジネスマナーと文書作成能力、パソコンスキルは必須といえます。
取引先などに書類を送る際の添え状や礼状、時節にあった文章を適切に使い分けることが求められます。会議に同席した場合は議事録を作成することを依頼される可能性もあります。要点をわかりやすくまとめ、文章をスピーディに作成するスキルも重宝されるでしょう。
稟議書など社内文書、経費精算書類や業務報告書類、打ち合わせ資料など、秘書が作成する資料が多岐にわたりますので、文書作成能力とファイリング能力も身に付けましょう。
営業事務や営業アシスタントの業務では、上記のような仕事を担当する機会に恵まれやすいため、積み重ねた経験が秘書へのキャリアチェンジに役立つことがあります。
一般事務や受付から秘書になるために
一般事務や企業受付の経験がある場合は、コミュニケーションスキルやビジネスマナーの習得、ヒューマンスキルをアピールするのがおすすめです。ほかにも、語学力がある、人の顔と名前を覚えるのが得意、という強みがある場合は積極的にアピールしてください。
秘書のキャリアパスや収入アップのポイントは？
秘書のキャリアパスは、昇進、転職、フリーランスとして独立する、などが考えられます。
会社で昇進や異動する
秘書として経験を積み、秘書室で責任あるポジションを任されるというキャリアプランも考えられます。また、社内外の人と広く関わった経験や経営陣の近くで業務を見てきた経験を活かし、広報やPRの部署で能力を発揮することもあり得ます。高いビジネスマナーやヒューマンスキルを身に付けていることから、人事部で活躍するというキャリアプランも期待できます。
転職する
収入アップやスキルアップを目指す場合、外資系企業の秘書、弁護士や医師、政治家などの個人秘書を目指す人もいます。外資系企業は語学力が求められますが、企業の規模によっては大幅な収入アップが見込めます。
弁護士や医師、政治家の個人秘書になることで、専門性の高い秘書としてスキルアップを目指すことが可能です。その場合、病院や弁護士事務所、政治団体・議員事務所の求人をチェックしてみましょう。
フリーランスやオンラインの秘書になる
会社員を辞めて独立し、フリーランスの秘書やオンラインの秘書として活躍する人もいます。企業や業界の枠を超えて、秘書としての高いスキルで仕事を獲得する必要がありますが、能力と経験次第で収入アップを目指すことができます。
秘書のキャリアアップに役立つ資格・スキル
秘書の仕事は、資格が必須の仕事ではありません。ただしスキルアップのために下記の資格を取得すると、秘書に求められる知識やスキルが身に付くでしょう。
秘書技能検定
秘書技能検定とは、社会人として求められる一般常識やビジネスマナーについて問われる資格試験です。ただし秘書技能検定は秘書に特化した資格というよりは、就職活動を控えた学生や若手社員が社会人としての基礎を修得することを目的に創設された資格でもあります。
そのため秘書を目指す就職活動において、秘書技能検定を取得していれば必ず有利になるとは限りません。ただし秘書技能検定を取得していると、一定以上の一般常識やビジネスマナーを身に付けていることを証明できます。
CBS（国際秘書）検定
外資系企業やグローバルに展開している企業の秘書を目指す場合、CBS（国際秘書）検定の取得がおすすめです。CBSは、英語と日本語の能力を持つ秘書であることを客観的に証明できる資格です。一般社団法人 日本秘書協会が認定しています。
準CBS資格である「プライマリー」とCBS資格の「ファイナル」に分かれており、ファイナルの試験を受験するためにはプライマリーの資格取得が必須です。プライマリーの受験資格に制限はありません。試験ではビジネス実務やビジネス英語が出題されます。
語学の検定（TOEICやHSKなど）
秘書としての活躍やスキルアップ、収入アップを目指す場合、語学力を修得していると重宝されます。外資系企業への就職を目指す秘書はもちろんですが、グローバル化が進む昨今、国内企業であっても国際コミュニケーションスキルは重要です。
ビジネスレベルの英語であれば、まずはTOEIC700点以上を目指し、徐々にスコアアップを目指してください。英語以外でも中国語であればHSK、韓国語であれば韓国語能力試験（TOPIK）など、所属する企業や団体で必要とされる語学を磨くのがおすすめですよ。
英語と中国語の学習に関しては、下記の記事も参考にしてくださいね。
おわりに：秘書は多忙なサポート役！スキルを磨いてキャリアアップを目指そう
秘書の仕事やキャリアプランについてのイメージは湧きましたか？秘書といっても業界や所属する企業・団体、上司によって、担当する仕事は大きく変わります。サポート役に徹しつつも、ご自身のキャリアプランをしっかりと考えて行動するのがおすすめです。
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