新人や若手社員が雑用を引き受けるメリットとおすすめスキルアップ

会社の雑用キャリアアップ・求職
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仕事には雑用がつきものですが、新入社員や若手社員が雑用を頼まれることは多いですよね。「雑用ばかりでスキルアップできているのだろうか」と不安を感じる人も少なくありません。

この記事では、雑用をこなすメリットや多忙で雑用に対応するのが難しいときの解決法、新人・若手社員のスキルアップにおすすめの資格を紹介します。

この記事でわかること
  • 会社を支える雑用の種類
  • 雑用の仕事はどのように振り分けられるか
  • 雑用がデキると社会人としての成長につながる理由
  • スキルアップを目指す新人・若手社員におすすめの資格
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会社の雑用の定義と種類

雑用を頼まれることは、ほとんどすべての社会人が経験することでしょう。しかし雑用の定義は非常に曖昧で、会社や部署によって異なります。一般的には、雑用は次のような業務を指します。

雑用とは
仕事の遂行や職場環境の整備など、さまざまな業務に関わる細々としたこと。

雑用は、専門知識や経験がなくてもできる仕事といえます。売上に直接関わることのない雑用も多く、数字でわかる仕事の成績にはつながりにくいものが多くあります。そのため新人や若手社員が雑用を任されることも多いのです。では、雑用には具体的にどんな仕事が挙げられるのでしょう。

  • 書類のコピーや整理
  • 書類のホチキス止めなど作成補助業務
  • パソコンの単純な入力作業
  • 取引先への書類郵送手配
  • オフィスの掃除
  • オフィスのゴミ出し
  • 来客へのお茶出し、片付け
  • 備品や消耗品の買い出し
  • 会議のお弁当の発注

上記の仕事を雑用と捉えるか、所定の部署や社員の仕事として割り振るかは会社によって異なります。たとえば、こうした仕事を総務部が責任もって行っている場合、仕事の分担が行き届いており、従業員は仕事に集中しやすくなります。

誰も雑用をしないでいると、いつも備品が足りずに仕事が中断する、資料の完成度が低くなる、来客が会社に抱く印象が下がる、劣悪な職場環境で心身の不調を訴える人が増える、などさまざまなデメリットを招くでしょう。

雑用は会社にとって必要な業務のひとつで、会社を支えているのです。

雑用は若手の仕事?担当や当番の考え方

雑用は新人や若手社員に回ってくることが多い仕事ですが、ベテラン社員や管理職でも進んで雑用をする人はいます。

会社や部署によって雑用担当の考え方は異なりますので、下記で例を紹介します。

新入社員や若手社員が担当する
雑用は専門的知識やスキル、経験を要しないものが多くあります。そのため、まだ仕事の戦力として十分に育っていない新入社員や若手社員に雑用を依頼し、ベテラン社員たちは自分の仕事に集中するという考えは、会社として合理的といえます。
アルバイトやパートが担当する
一般的に、正社員とアルバイト・パートは業務内容が異なる場合が多いです。正社員が責任を伴う業務を担当することは多くみられ、アルバイト・パートを雇う際に雑用を業務内容に含む契約を結ぶこともあるでしょう。
業務に雑用を含む従業員がいる
総務やアシスタントの業務に雑用とされる仕事が含まれていることもあります。
当番制でみんなで雑用に対応する
ゴミ捨てやオフィスの掃除などを当番制にして、年功や序列に関係なくみんなで対応することもあります。
特に雑用担当はいない
雑用担当や当番制を設けず、気づいた人が対応したり、アウトソーシングに依頼する会社もあります。

面倒な雑用もこなせばメリットに変わる?

雑用ばかり頼まれていると、「雑用は面倒で嫌だ」「もっと大きな仕事をしたい」と悩むこともあるでしょう。しかし、雑用をおろそかにしていると会社全体に影響を及ぼしかねません。

雑用をおろそかにしてはいけない理由
  • 雑用は仕事をスムーズに進めるために必要であることが多い
  • 掃除などの社内環境整備が行き届いていないと、従業員のストレスを招く

雑用をしっかりこなしていると、下記のメリットを得られます。

メリット①会社の雰囲気に溶け込める

専門的な仕事や社外の人との打ち合わせが多いと、社内の人と打ち解けるのに時間がかかることがあります。雑用を多くこなすほど会社の雰囲気を肌で感じることができるので、上司や先輩とも打ち解けやすくなるでしょう。

メリット②会社の人の業務内容がわかってくる

同じ会社や部署で働いていても、お互いの仕事内容をよく知らないことは少なくありません。雑用の仕事は範囲が広く、さまざまな人から細々としたことを依頼されます。そのため、他の人がどんな仕事をしているか知ることができます。

雑用を依頼されたときは笑顔で元気よく対応していると、社内の幅広い人から好印象を持たれやすくなりますよ。

メリット③取引先の人の顔を覚えられる

来客対応や書類郵送の雑用をしていると、取引先の人の顔や名前を知ることができます。自分が所属する会社や部署がどんな業界、職種、人物と取引をしているか、実際に見て感じることができるのは貴重な機会でしょう。

メリット④来客対応など基本的なビジネスマナーの実践ができる

お茶出しや電話対応などは、しっかりと研修を受けたとしても練習通りにいかないことがあります。緊張してお茶を出す順番を忘れる、相手の携帯の電波が悪くて聞き取れないなど、上手くいかないことは多いものです。

雑用で来客対応などの場数を踏めば、ビジネスシーンに場慣れすることができ、自信にもつながります。

メリット⑤効率よく、丁寧に仕事をこなす練習になる

書類のコピーや作成補助、単純なデータ入力などの雑用も、スピードがあって丁寧に行う人もいれば、仕事は遅いけど丁寧な人、スピード感はあるけど雑な人など、雑用の仕上がりからその人の個性や能力が見えてきます。

雑用を任せた人からすると、その差がよりはっきりと見えるでしょう。ちょっとした雑用でもいかに無駄を抑えて終わらせるか、丁寧にきちんとこなすかで、スキルアップや周囲からの評価が変わってきます

雑用を依頼してきた人が何を求めているのか、期限はいつまでかなどヒアリングしてから雑用に取り掛かるのがおすすめですよ。

忙しいときの雑用の対処法

上記のように、雑用は必要とされる仕事であり、しっかりとこなすことでメリットも得られます。雑用を負担や不満に感じる原因の多くは、「雑用が多すぎる」「特定の人に雑用が偏り、不公平に見える」「スキルアップの手応えがない」などです。

その場合は、下記の対策をとってみましょう。

他の人に協力を頼む
「雑用は新人もしくは若手がする」というルールがある会社もありますが、社会的には雑用は誰が行っても不自然ではありません。雑用が多すぎて自分の仕事に支障をきたしているときは、上司や先輩に相談しましょう。
マグカップは自分で片づける、など雑用の線引きをする
会社によっては、オフィスで使用したマグカップを洗うことも新人や若手の仕事となっていることもあります。反対に、自分で使用したものや備品は自分で片づける会社もあります。どこまで雑用として他人にお願いするか、会社として線引きを改めて考えるのもおすすめです。
ペーパーレス化を進める
書類のコピーや郵送などは、デジタル化できるものは紙からデータへ移行すると雑用が減ります。ペーパーレス化は地球規模で取り組むべき環境課題でもありますので、紙文書の取り扱いに関する雑用が多い場合、会社にペーパーレス化を提案してみましょう。
当番制にできる雑用は分担する
規模が小さい会社や人員削減をしている会社の場合、雑用を担当する人の負担が大きくなるおそれがあります。オフィスの掃除やゴミ出しなど当番制にできることは、複数人で分担すると負担が軽くなります。
アウトソーシングサービスを利用する
近年は、外部業者に仕事をアウトソーシングすることが一般的になりました。資料作成補助や備品購入など、雑用のアウトソーシングサービスもありますで、検討してみるのもおすすめです。
他部署への異動や転職を考える
何らかの李通でひとりに雑用が集中する場合、部署異動して仕事の内容を変えるという方法もあります。スキルアップも考慮して転職を検討する人もいるでしょう。ただし異動や転職の場合は、次に自分がしたいのはどんな仕事か、自分はどんな仕事をできるかを考えてから実行するのがおすすめです。つまり、キャリアプラン形成とスキルアップが必要です。

自発的にスキルアップしたい新人・若手社員におすすめの資格

雑用もれっきとした必要とされる仕事であり、社会人として役立つ経験といえます。しかし、これからのキャリアを考えたときのスキルアップを強く希望しているならば、自発的に勉強したり経験を積むという方法もあります。

新入社員や若手社員におすすめなのは、スキルアップに役立つ資格を取得することです。業種や職種によって必要な資格は異なりますが、社会人の基礎固めにつながる資格を紹介します。

ITパスポート

ITに関する入門的・基礎的な知識が身に付く国家資格。IT知識のほか、経営や会計などマネジメントに関する問題も出題されるため、仕事の流れや進捗管理の考え方も学べます。

ビジネス実務法務検定

ビジネスシーンで必要とされる法律知識を習得し、コンプライアンス意識を高めることができる資格です。新入社員や若手社員は、入門レベルである3級からチャレンジしてみるのがおすすめです。

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

WordやExcelなどのマイクロソフト製品の操作方法、操作スキルの習得を証明できる資格です。事務系の職種の人が転職やキャリアアップに役立てることが多いでしょう。

日商簿記検定

経理業務のスキル証明・スキルアップのために必須ともいえる資格です。ただし経理以外の職種の人にも人気があります。日商簿記検定に合格するということは、会社の経営活動や経営状況を理解する能力を持っていますので、将来的に経営陣に近いポジションにキャリアアップしたい人におすすめの資格ともいえます。

中小企業診断士

中小企業を対象とした経営コンサルタントを行う能力を証明する国家資格です。戦略策定、財務分析、マーケティング、プレゼンなどの業務を行う能力を習得でき、スキルアップ・キャリアアップが期待できます。難易度は高めですので、計画的に勉強を進めましょう。

TOEICや中国語検定など語学系の資格

国際化がますます進む中、外国との取引をしている会社は増えています。世界的に使用者が多い英語や中国語を磨いておくと、キャリアアップにつながるでしょう。

自動車運転免許

学生のうちに自動車運転免許を取得しなかった人は、社会人になってから取得にチャレンジしてみましょう。車の運転というと営業のイメージが強いかもしれませんが、イベント業界、不動産業界、映像関連業など車の運転が役立つ職種はたくさんあります。

おわりに:雑用に人柄や能力があらわれることも!仕事としてしっかりこなそう

雑用と呼ばれる仕事に対して、ネガティブな気持ちを抱く人は少なくありません。しかし雑用は、誰かの仕事をサポートしていたり、みんなの職場環境を守っていたり、社会人としての成長につながっているものです。些細な仕事でもおろそかにせず、成長のチャンスを掴んでくださいね。

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