仕事で頼みたいことがあるのに忙しそうで話しかけづらい…という上司や同僚、後輩に困っていませんか？ 「迷惑かな」「空気が読めないと思われるんじゃないか」と悩むでしょうが、かといってそのままでは仕事が終わりません。忙しそうな人に仕事を依頼するときは、どんなことに気をつける必要があるかコツを紹介します。
- この記事でわかること
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- 職場の人が忙しそうに見える原因
- 忙しそうな人にも話しかけるべき理由
- 波風絶たせずに仕事を頼むコツ
いつも忙しそうな人は本当に多忙なの?!
「〇〇さんに仕事について尋ねたいことがある」「書類の修正をお願いしたい」…それなのに、忙しそうで話しかけるのもためらってしまうということは、仕事あるあるですよね。
いつも忙しそうで話しかけづらい人は、本当に多忙なこともあります。一方で、こんな理由や背景から忙しそうに見えているケースも。
仕事に慣れていない
入社後や異動後は、業務内容や環境に慣れるまで本人に余裕がないことが多々あり得ます。仕事量というよりは、覚えなくてはならないことが多く、仕事に一生懸命になっている姿が忙しそうに見えているケースです。
「ちょっといいですか？」と話しかけてみると、しっかりと受け答えしてくれる人も多いタイプです。仕事を頼むときは、何をいつまでに頼みたいかをわかりやすく説明すると親切ですよ。
スケジュール管理が苦手
スケジュール管理が苦手な人は、いつも忙しそうにしていたり、仕事の締め切り近くになると慌ただしくなる傾向が多いでしょう。
性格がせっかち
特に忙しいわけではないけれど、せっかちな性格な人は先のことに意識がいっており、スケジュールを詰めがち・前倒しにしがちなことが見られます。そんなに急がなくてもいい仕事に追われているタイプなので、お願いしたい仕事の必要性を伝えると、きちんと対応してくれるはず。
あえて忙しそうにしている
仕事をなるべく頼まれたくない、定時で帰りたい、現状で手一杯、というときに忙しそうに振る舞うタイプもいます。悪いことではありませんが、あえて忙しそうにしているからこそ本人の警戒心も強め。
仕事を頼むときは定時前は避けて、時間にゆとりを持って頼みましょう。「お忙しいところすみません！」と、相手を思いやるひと声かけるのもおすすめです。
受け取り方の問題なこともある
「忙しそうだからダメかな…」という判断が、実は思い込みのケースも少なくありません。控えめな人、自分の意見を伝えるのが苦手な人、コミュニケーションに自信がない人は、相手の表情や振る舞いを深読みしがち。相手からすると至って普通に仕事をしているだけのことも十分あります。
忙しそうだからやめておこう…が招くリスク
忙しそうな人に話しかけたり仕事を頼むことは、勇気がいることでもありますよね。だからといって、「〇〇さんは忙しそうだから、仕事を頼むのはやめておこう」という判断がトラブルを招くこともあり得ます。
書類のミスの修正漏れ
経理や人事・総務に所属する人は、書類のチェック・修正依頼をすることが業務のはず。たとえ忙しそうな人相手でも、ミスや空欄があった場合は書類作成者に確認・修正をしてもらわなくてはいけないことがほとんどです。
忙しそうな人に修正を依頼することに気が進まないとしても、そのままにしていると仕事が終わりません。
責任を追及される
上記のように、仕事を依頼しなくてはいけない状況は多々あります。そこを避けていると、元々は他人のミスであっても「確認して修正依頼をかけるのがあなたの仕事なのに」と、責任を問われる事態にも発展しかねません。
会社の信頼問題に発展することも！
請求書や検品、経費書類、勤怠書類、契約書のミスを見逃していると、取引先や消費者にまで影響を及ぼすリスクもあります。忙しそうな人が相手でも、対応してもらうべき仕事は全うしてもらいましょう。
忙しそうな人に仕事を頼むときのポイント
忙しそうな人に話しかけたり仕事を頼む場合、相手にスムーズに協力してもらえるように工夫しましょう。
結論から話す
忙しそうにしている人は、実際に多忙であるほか、キャパシティーがいっぱいになっている、急いでいることが考えられます。そのため、仕事の依頼をするときは結論から話すのがポイント。「何のために」「いつまで」「何をしてほしいか」を簡潔に伝えましょう。
口頭だけでなく書面にも残す
忙しそうな人は、「わかりました」と返事をしてくれていても、きちんと話を聞いていなかったり、すぐに忘れてしまうことも。口頭だけで伝えるのではなく、メールやメッセージでもお願いをしましょう。
あらかじめリマインドをしておく
書類には期限が設けられていることが多いですよね。忙しそうにしている人は、スケジュール管理が苦手、多忙で時間の感覚がズレている…ということが考えられます。提出してほしい書類がある場合、期限ギリギリよりも前にリマインドのお知らせをしてみてください。
仕事だと割り切る！
さまざまな工夫をしたとしても、いつも忙しそうにしていて話しかけづらい人はいるものです。ですが、業務上の必要性があって仕事をお願いするのですから、「忙しそうなのに話しかけるなんて悪い」と自分を責めなくても大丈夫。あまり気を遣い過ぎず、しっかりと対応を求めましょう。
おわりに：自分の仕事をまっとうするためにできる工夫をすると安心♪
職場の人間関係はいつも良好にしておきたいですよね。忙しそうな人に話しかけるときは、話す順番や相手へのリマインドで工夫してみましょう。さまざまな事情で忙しいことがありますが、仕事としてしっかりと依頼をするのが大切ですよ。
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