職場にいるちょっと迷惑な人の中でも、期限を守らない人は困りものではありませんか？この記事では期限を守らない人の特徴、期限を守らない人に向かない仕事、スケジュール管理の意識を高めてもらう方法などを解説します。経理や人事として働く人は参考にしてみてくださいね。
- この記事でわかること
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- 期限を守らない人のあるある行動
- 期限を破ることで発生するデメリット
- スケジュール管理意識を高めてもらう方法
- 期限のリマインドをするメリット
職場にいる期限を守らない人の特徴
仕事をしていると、さまざまな期限に追われることがあったり、期限を守るように他人に催促する必要が出てきますよね。そんなとき、職場に期限を守らない人がいると仕事が滞り、残業が増えたりストレスが溜まったりします。
職場にいる期限を守らない人は、次のような特徴を持っていることがあります。
- 期限を守らない人の性格や傾向
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- 期限ギリギリになるまでモチベーションが上がらない
- マイペースで仕事を進めることを優先している
- 期限を破ることへの罪悪感がない、期限を守ることへの責任感がない
- 期限を破ってもどうにかなる、と考えている
- 仕事が多すぎて、キャパシティオーバーになっている
- 書類の整理整頓が苦手
- スケジュール管理が苦手、またはスケジュール管理をしていない
- 会社の規則を理解していない
- 経費や勤怠に関する、社会人としての基礎知識が身に付いていない など
性格に原因があって期限を守らない人もいる一方で、仕事量が多すぎたり、スケジュール管理に関わるスキルや知識が不足していることもあります。
期限が設けられる仕事の種類って？
仕事ではさまざまな期限が設けられますが、下記の業務に関しては締め切りが設けられていることがほとんどです。
- 経費清算関連の書類提出
- 休暇申請など勤怠関連の書類提出
- 取引先への発注書・請求書送付
- 企画書の提出
- 各種報告書の提出 など
仕事では、経費関連の書類の提出が重要です。なぜならば適切な会計処理をするために、締め日という期限が設けられているためです。締め日を過ぎた請求は受け付けられないこともありますし、期限内にきちんと清算しなければ経営面に問題があるとみなされかねません。
社内のみならず、社外の取引先との間にも期限や締め切りが設定されることは少なくありません。発注書や請求書、契約書などの期限を守らないと、大切な取引先との信頼関係に亀裂が生まれる可能性も出てきます。
ほかにも仕事をスムーズに進めるためにも、企画書などの提出に期限が設けられることがあります。期限を設けることで、プロジェクトの進捗や売上管理が可視化されやすくなります。
期限を守らない人のせいで効率や信頼がダウンする？
期限を守らないということは、本人だけの問題に収まりません。職場の効率や生産性の低下や会社の信頼・信用問題にも関わります。
- 期限を守らない人が原因で起きる職場トラブル
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- 経費精算が適切に行われなくなる
- 会計処理や勤怠処理に問題が発生し、会社全体の信用問題に発展する
- 経理や人事などバックオフィス部門に迷惑がかかる
- 期限を守らない人のフォローのために、周囲の人の仕事が増える
- 取引先との信頼問題に発展する
- 慌てて仕事をすることにより、仕事の質が下がる
- 職場のチームワークに悪影響を与える など
期限を守らない人に合わない仕事の種類
期限を守らない人が部下の場合、その人の得意・不得意を改めて考えてみるのもおすすめです。適材適所という言葉がありますが、もしかするとその人の適性に合わない仕事を任せているのかもしれません。
- 期限を守らない人が苦手な仕事
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- 経理
- 人事
- 法務
- 秘書 など
上記の仕事は期限の設定が多く生じる仕事です。自分自身の仕事にも期限が発生しますが、自分以外の人が期限通りに書類提出や申請をしているかをよく気にかけなくてはいけません。
上記以外の仕事であっても期限を守らなければいけない仕事はたくさんあります。ただし経理や人事などの仕事は、会社の経営や運営にも深く関わりますので、期限を守らないことによるリスクやダメージも大きくなります。
期限を守らない人の性格は直らない？諦めるべき？
期限を守らない人に改善を求めても、あまり状況がよくならないということは少なくありません。性格を原因として期限を守れない場合は改善が難しいというものがあります。
人の性格や習慣を変えるのは簡単ではありません。生来の気質や生まれ育った環境、本人なりの優先順序、仕事に対する価値観などさまざまな要因が複雑に絡まっているからです。
期限を守らないことに対してイライラや怒りが募ることもありますが、そうした感情を相手にぶつけてしまうと、人間関係のトラブルに発展するおそれがあります。期限を守らない人が部下の場合、注意の仕方や言葉選びによっては「パワハラだ！」と訴えられることも考えられます。
だからといって、期限を守らない人を放置するわけにもいきませんよね。次章からは期限を守ってもらうための工夫やポイントを解説します。
期限を守ってもらうための工夫やポイント
期限を守らない人のことをそのままにしておくと、会社の信用問題やトラブルに発展しかねません。本人の責任や努力でなんとか改善してほしいところではありますが、周囲のサポートや工夫があるとより状況が変わりやすくなります。
期限を迎える前にリマインドの連絡をする
請求書や勤怠書類など締め日が近づいてきたら、リマインドの連絡をしましょう。期限を守らない人だけにメッセージを送るというよりは、部署やチーム、または全社向けに締め日や注意事項などのリマインドをすると安心です。
- リマインドをする方法
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- 全社宛てのメールを送信する（件名は「〇月の経費締め日のお知らせ」などわかりやすくする）
- メッセージアプリを使用する場合、「@all」など全員宛ての機能を活用する
- イントラなどがある場合は掲示板でリマインドをする など
リマインドをするタイミングは、下記のパターンがあります。どれかひとつで十分なこともあれば、複数のリマインドが必要な場合もあるでしょう。
- リマインドをするタイミング
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- 締め日の3日前
- 締め日の前日
- 締め日当日の朝やお昼
期限を伝えるときに、理由や必要性を周知するのがポイント！
期限を守らない人は、「なぜその期限を守らなければいけないのかわからない」「期限なんて守らなくても大事にはならない」と考えている場合が少なくありません。
期限を守らないことによって、どんなデメリットが生じるかを具体的な事例を挙げて説明するのがおすすめです。そのときは、会社に対する不利益が本人にも関わってくることを伝え、自分ごと化して考えるよう促してみてください。
- 期限を守らないデメリットの説明例
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- 経費精算は期限を守らないと承認されない＝会社もだが本人も損をする
- 勤怠申請を期限を守らないと承認されない＝休暇申請が却下されることもある
- 取引先への請求書送付が遅れると、双方の会社の不利益につながりかねない＝あなた自身の評価低下など不利益につながる
こうして事前に説明することによって、いざトラブルが発生したときの八つ当たりや逆切れを予防することもできるでしょう。
社内研修を実施し、経費や勤怠などの基本ルールの周知を徹底する
新しい社員やスタッフが入社したときは、経費精算や勤怠に関するルールの周知が必須です。締め日の設定方法、申請の手順、修正が発生したときの対処法など、基本的なルールをしっかりと理解してもらいましょう。
こうした研修は新卒、中途採用に関わらず実施するのがおすすめといえます。経費精算や勤怠などのルールは会社によって詳細が異なるからです。
プロジェクトの進捗を共有し、スケジュール管理意識を高める
プロジェクトの進捗は基本的にはリーダーやマネジメント職がするものです。ただし部下や後輩が進捗状況をまったく意識していない状況では、締め日の意義や重要性が理解されにくくなります。
ゴールから逆算して、企画書の提出や取引先への発注などの締め日の目安が設定されているのであり、ひとつひとつの締め日が完成日に関わっていますよね。全体図が見えてくると締め日の重要性が実感できるようになりますので、差し支えのない範囲でプロジェクトの進捗を共有するのもおすすめですよ。
日報や進捗報告を習慣化させる
期限を守らない人は、そもそも期限について考えることが多くありません。そのため、期限に対する意識を高めることが重要です。日報や進捗報告をさせることで、本人が現在いる地点を自覚しやすくなります。
アシスタントを付ける
期限を守らない人がある程度のポジションに就いている場合や多忙な人である場合、スケジュール管理や書類管理をサポートするアシスタントを付けるという方法があります。
催促する際に、困っていることがないか聞いてみる
性格が原因で期限を守らない人もいますが、実は書類の書き方がわからないなど困りごとがあって提出が遅れていることもあります。催促をするときに、「何か困っていることはありませんか？」「書類提出で不明点がある人も多いんですよ」など、声をかけてみることで期限を守らない理由が発覚することもありますよ。
おわりに：期限を守らない人をサポートする工夫を試してみよう
期限を守らない人に困っているときは、今回の記事で紹介した工夫を実践してみるのがおすすめ。他人の性格を変えるのは大変ですので、ルールの周知徹底や研修の実施など、会社のシステムを変更してみるというアプローチを試してみてくださいね。
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