仕事や用事が立て込み、スケジュールやタスクを管理しきれなくなった経験のある人は多いでしょう。同僚や上司など、仕事がデキる人っていつも余裕をもって仕事に対応してはいませんか？また、充実したプライベートのためには時間の確保が必要です。
今回は、あなたの仕事や生活をより効率的にするためのスケジュール・タスク管理の方法を、目的別のおすすめツールや手帳の活用法と一緒に紹介していきます。
- この記事でわかること
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- タスクやスケジュールを管理できないと起こる困りごと
- エクセルで仕事を管理するのにおすすめのフォーマット
- 個人タスクとチームタスクで仕事の管理方法に違いはある？
- やっぱり手書きがいい！という人におすすめの手帳活用術
- タイムマネジメント習得講座やセミナーの特徴って？
デキる人はスケジュール・タスク管理方法を知っている
少子高齢化により、日本の労働人口は減少を続けています。
仕事量は減っていないのに、仕事をこなせる人員の数が減る一方という状況は、一人ひとりがより効率的にたくさんの業務をこなすことの必要性を高めてきました。
しかし、毎日の仕事やTO DOをきちんとクリアしていくのは大変ですよね。スケジュールやタスクを管理していないと、うっかり予定を忘れたり、約束の時間を忘れてしまったり、自分の記憶だけに頼るとミスをしてしまいがち。
タスクやスケジュール管理を怠ることによる具体的なデメリットとして以下のようなものが挙げられます。
【タスク、スケジュール管理しないデメリット】
- やるべきことがわからず、無駄な時間を過ごしてしまう
- 仕事の優先順位を把握できず、納期を守った仕事ができない
- 大切なタスクを見落とし、やりそびれて、周囲や顧客に迷惑をかける
- 生産性が低下し、個人だけでなく組織全体の利益率まで低下する
- 人との約束を忘れてしまい、人間関係に悪影響をもたらす
- 必要なもののをきちんと準備できない
多忙でもきちんと仕事をこなせている人は、タスクやスケジュール管理の達人であることが多いです。
労働人口が減っている日本の組織において、タスクやスケジュールの管理は、やるべき仕事を効率的にこなし社会人として高評価を受けるためにも身につけておきたいスキルと言えます。
スケジュール・タスク管理方法-エクセルのガントチャート
オフィスで広く使われているエクセルは、タスクやスケジュールの管理にも適したツールです。文書作成のほか、プロジェクト管理でも多くのビジネスパーソンに重宝されています。
エクセルでタスク、スケジュールを管理するメリットとしては以下が挙げられるでしょう。
【タスク、スケジュール管理ツールとしてのエクセルのメリット】
- シンプルな表のフォーマットなので、カスタマイズしやすい
- 他のシートやデータから、簡単に情報をコピーして貼り付けられる
- 普段から使い慣れたツールなので、操作になじみがある
- 誰かと共有したいときも、Googleスプレッドシートへの変換が簡単
- インストールされているPCが多く、ファイルを共有しやすい
特にエクセルを使った「ガントチャート」は、視覚的にタスクの情報を共有・最適化しやすいため、おすすめです。
- 【ガントチャートとは】
- 作業計画やスケジュール、必要な工数などを横向きの棒グラフで示したもの。一般的には縦軸に必要な作業・工程を、横軸に時間軸を置いて、各タスクにかかる時間や全体スケジュールを視覚的にわかりやすく見せる。
縦・横軸の項目を無限に増やすことができ、関数を使った数値計算、リンク機能、他者とのシェアも可能なので、非常に便利です。
エクセルが得意な人なら設定も難しくないので、ガントチャートをエクセルに組み込み、スケジュール表として利用しましょう。
なお自分で組み込まなくても、ネット上で無料配信されているテンプレートを利用すれば、さまざまなスケジュール表をエクセル内に構築できます。
以下に、エクセルでのタスク管理に役立つテンプレートを6つ紹介するので、参考にしてくださいね。
【1：ホタテの苦悩】
稼働日を設定シートに入力し、スケジュールシートに工数・開始日を入力するだけで、自動計算でバーが継ぎ足されていくフォーマット。
難しい設定がなく、視覚的にもわかりやすいのでエクセルが苦手な人にも使いやすい。
【2：FeedSoft】
日程管理表、プロジェクトごとのガントチャート、進捗管理表の3つが用意されたフォーマット。マクロやVBA設定がないため、カスタマイズが簡単。
【3：Red Warrior】
100件までのスケジュールに対応したシンプルなフォーマット。関数のみで作成されているのが特徴で、計算式を自分好みに変更しやすい。人材管理におすすめ。
【4：ガントチャートforExcel】
自働マクロが曜日、週間、月間、半年、1年、10年などさまざまなスパン、複数の工程を描画してくれるフォーマット。ジャンルごとに工程を区分け表示、階層化させることも可能。
【5：簡単！Excel工程表】
チャート作成のための拡張機能をエクセルに追加し、簡単な操作だけで作図し、スケジュール表を編集できるようになるフォーマット。直感的に操作しやすい。
【6：Excel Pro工程表】
1シートに31日、1か月間を表示するわかりやすい表記のフォーマット。とても使いやすいが、VBAマクロが組まれているため自力での表記内容の変更は不可。
個人？チーム？スケジュール・タスク管理の使い分け
前項ではExcelを使ったガントチャートをおすすめしましたが、どんなツールを使うべきかは個人の好みやチーム、組織の特性により変わるため使い分けが便利です。
ここからは個人、チームの2種類のユーザーに分けて、タスク・スケジュール管理に適したおすすめのツールを紹介していきます。
個人のスケジュール・タスク管理ツール
個人のタスク・スケジュールを管理するには、1人分のタスクの名前、内容、期限、進捗状況を手軽に確認できるものがぴったりです。
以下4つのうち、好みに合うツールを使用すると良いでしょう。
【1：Microsoft To Do】
毎朝、その日のやるべきことを入力して「To Doリスト」を作成し、タスクとスケジュール管理をしていくツール。テーマカラーは好みによりカスタマイズ可能。
一画面に一種類のリストのみ表示され、期限切れのタスクが自動的にアーカイブ扱いになるのも特徴で、重要度・緊急度の高いタスクを特に確認しやすい。
【2：Any.do】
シンプル、簡単な操作性が特徴のツール。今日、明日、近日中、いつかの4種類の時間軸ごとに、チャットを使うようにタスクを分類して登録できる。
感覚的な操作性を重視したい、パソコンとスマホ両方で使用したい人におすすめ。
【3：ToDoist】
オフラインでも、ワンタッチで簡単にタスクを路得できるツール。タスクはタグづけ、優先度の設定により細かく分類できるため、優先度の整理に役立つ。
タスクの消化度をチャートにして表示する機能もあるため、達成感や仕事へのモチベーションを得やすいのも魅力。
【4：Google Keep】
本来はメモ登録するためのツール。ただ文字、リスト、画像、音声を追加できる仕組みなので、個人のタスク管理ツールとしても十分使える。
さまざまな形式でのタスク登録、色分け、ラベリング、通知機能があり、拡張機能を使えばWebサイトからのタスク追加ができるようになり便利。
チームのスケジュール・タスク管理ツール
チームで共通の目標に向け、必要なタスクを管理していく場合は、メンバー同士の進捗管理・確認とコミュニケーションのしやすさがポイントとなります。
上記2点を念頭に置き、複数人でのタスク・スケジュール管理に適した以下のようなツールを使ってくださいね。
【1：Hi Task】
優先度純、期日が近い順など一定の基準に基づくタスクの並び替えができるツール。
チームでのタスク、ToDoリスト共有のために作られた仕組みで、情報をシェアするメンバーを選定したり、同じ画面上でメンバー同士のチャットを、ドラッグアンドドロップ中心の操作で行うこともできる。
【2：Team Hack】
タスク登録はもちろん、タスクごとに情報共有やチャットできる機能がついたツール。
主にパソコンで使用することを前提に作られていて、各個人が自身のタスクを確認し、作業を進めやすいうえ、タスク関係者とのやりとりも行いやすい。
【3：Trello】
登録したタスクに、かんばんと呼ばれるボード名を設定したり、リストやカードを活用して進捗状況を共有できるツール。
タスクの進捗状況、目標達成から逆算した現況を確認しやすいのが特徴。拡張機能の追加、連携可能なツールが多いため、自由にカスタマイズして仕様を変えられる。
【4：Nozbe】
操作性の高さと、メールによるコミュニケーション機能が特徴のツール。
チームでのコミュニケーションにメールを使わなくて済むよう、メールよりも簡単に操作できるコミュニケーションツールが組み込まれている。厳しいセキュリティ下で、情報の管理や共有が可能。
システム手帳でのスケジュール・タスク管理も根強い人気
スマホやパソコン用のアプリを使わなくても、システム手帳を使った昔ながらの方法でタスク・スケジュール管理をしてももちろんOKです。
手帳によるタスク・スケジュール管理のメリットとしては、以下が挙げられます。
【手帳によるタスク、スケジュール管理のメリット】
- 種類豊富なので、自分好みの色やデザイン、質感のものを使える
- 文字の色や濃さ、写真やシール、マスキングテープなどを貼ればカスタマイズできる
- 1週間、1か月の一定期間のタスクを俯瞰的に整理できる
- 手書きをすることで頭のなかが整理され、冷静になり、脳が活性化する
- 書くうちに新しい気付きや、画期的なアイデアが得られることがある
- タスクと同じページに将来的に達成すべき目標を書きこんでおけば、長期的に見た個人のキャリア、人生における目標への進捗状況も見えやすくなる
書くことで頭が整理されていくような感覚が好きなら、スマホなどのツールよりも手帳を使った方が合っているかもしれませんね。
研修やセミナーでタイムマネジメントスキルを習得するのもおすすめ
適切にスケジューリングを行い、効率よくタスクをこなし、生産性を向上させたいならセミナー等でタイムマネジメントスキルを学ぶのがおすすめです。
【タイムマネジメント研修でできること】
- 自身、チームの時間の使い方の傾向を把握する
- 整理の仕方、優先順位の決め方など、効率的な仕事の進め方を学ぶ
- 自分だけでなく、他者とともに行う業務の効率的な進め方を学ぶ
- やるべき仕事をこなすのにどのくらいの時間が必要か、概算する方法を学ぶ
- 効率的に仕事を進め、生産性高く働くための仕事の受け方を覚える
自分が抱える仕事だけでなくチームとして、もっと大きな組織として業務を効率的に進めるための考え方が、タイムマネジメントスキルです。
実際の職場を想定したロールプレイング形式の研修もあるので、ツールや手帳を使った工夫と併用して、タスク・スケジュール管理能力を高めていきましょう。
おわりに：やるべきタスクは書き出し、スケジューリングのもと計画的に進めよう
少子高齢化が進み、労働人口の減少が止まらない日本では、一人ひとりにより効率的に業務を進めることが求められています。効率的に、もれなく業務を遂行するには、優先順位と重要度を基準にタスクを整理し、適切にスケジューリングし進めていかなければなりません。昔ながらの手帳の他、個人やチームでのタスク管理に便利なデジタルツールも多数発表されているので、使いやすいものをうまく利用し計画的に業務を進めましょう。
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