社会人が知っておきたいアジェンダの意味や作成のコツって?

会議のためにアジェンダを作成からだの悩み
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アジェンダという言葉は、企業の会議などでもよく聞かれるようになってきました。そのため、社会人であれば知っておきたいところですが、逆に今更聞けないという人も多いのではないでしょうか。

今回は、社会人が知っておきたい「アジェンダ」の意味や作成のコツについてご紹介します。この記事をひと通り読めば、アジェンダの使い方や作り方についてしっかり理解できるでしょう。

この記事でわかること
  • アジェンダのある・なしで会議の効率性が変わる理由
  • シチュエーション別アジェンダの使い方
  • アジェンダにインデックスやグラフは必要かどうか
  • シンプル版、詳細版のアジェンダの作成例

アジェンダはレジュメや議事とどう違う?

「アジェンダ(Agenda)」はもともと英語で、直訳すると「議題」「協議事項」「予定表」などの意味で使われます。同じような意味で使われる言葉として「議題、協議事項=レジュメ」「予定表=スケジュール」などがありますが、アジェンダという言葉はどちらの意味も持つため、用途によって使われ方も変わります

特に近年では、政治の分野で「取り組むべき検討課題」「行動計画」などの意味で使われることが多く、2014年の国際五輪委員会(IOC)の臨時総会で採択された「アジェンダ2020」などは有名です。この場合は「五輪の中長期改革計画」という意味で使われました。このように、使われる場面や文脈によって幅広い意味を持つのが「アジェンダ」という言葉なのです。

ビジネスシーンにおいては、主に「会議の議題」や「疑似日程」などの意味で使われることが多いです。例えば、会議における「アジェンダ」とは、「会議を円滑に進めるため、検討内容をあらかじめ整理しておく」すなわち、「議事・会議のテーマ」といった意味で使われます。

ビジネスシーンで「アジェンダ」を作成するメリットとは、

  • 会議の事前に検討すべき内容を整理できる
  • 論点を明確にし、参加者の意識が集中した状態になりやすい

ということにあります。会議は限られた時間の中で行うものですから、クオリティの高いアジェンダを用意しておけば、効率よく無駄を省いた会議が行えるというわけです。このように考えると、ますます「議題・議案・議事」などと「アジェンダ」との違いが曖昧になってしまいますが、一般的には以下のように捉えることが多いようです。

アジェンダ
  • 予定している会議内容のまとめ。議題と目的、流れを把握するのが主な目的
  • 具体的な内容はまだ決定しておらず、会議で決定しよう、というニュアンスになる
議案
会議における審議、決定すべき具体的な提案
議題
会議で討議すべき、具体的な題目
議事
会議で審議することそのものや、審議すべきことがら

つまり、議案・議題・議事がそれぞれ具体的かつ個別の内容を表すのに対し、アジェンダはよりフレキシブルで包括的な内容を表すと言えます。アジェンダを作成するときは議題に対してその背景や決め方などを明確にしておくだけでなく、配布資料などの情報共有面においても過不足なく提供しなくてはなりません

では、「レジュメ」とはどう違うのでしょうか。レジュメは講演や論文などの「要約」であり、アジェンダは「予定」であることが大きく異なります。レジュメではもう話すことが概ね決まっているのですが、アジェンダは話す内容のテーマは決まっていても、レジュメのように流れやまとめがすべて細かく記載されているわけではありません。この点に注意して使い分けましょう。

「アジェンダを共有しておいて」などどんな使われ方をする?

アジェンダの言葉の意味がわかったところで、実際にどう使われているかも見ておきましょう。例えば、以下のような使われ方をします。

  • 上司から「明日の会議のアジェンダ、まとめた?」と聞かれる
  • 会議の前に「この会議のアジェンダを発表してほしい」と依頼される
  • 会議当日に「アジェンダを配っておいて」「会議に来られない人に、アジェンダを共有しておいて」と言われる
  • 会議中、参加者に「アジェンダに目を通してください」と指示する

このように、アジェンダという言葉の使い方に慣れるまでは、シチュエーションや文全体でまとめて覚えてしまうと良いでしょう。他にも、会議の冒頭で「今日のアジェンダは」と話し合う議題について使われたり、世界規模など大きな計画行動に対して「持続可能な開発のための、2030アジェンダが採択されました」と使われたりすることがあります。

大きな計画行動として会社の業務内で「アジェンダ」が使われることはあまりないかもしれませんが、ニュースなど情報をキャッチするためには、こうした使われ方をすることも頭の中に入れておきましょう。

会議をスムーズに進めるアジェンダ作成のコツ

会議をスムーズに進められるようなクオリティの高いアジェンダを作るためには、以下の4つのポイントに注意しましょう。

アジェンダ作成のコツ①:基本事項を明確にする

アジェンダで最も大切なのは、全員が基本事項を共有できることです。会議の「日付・時間・場所」の記載は絶対に忘れないようにしましょう。曜日や時間の午前・午後を記載してあると、よりわかりやすいアジェンダを作成できます。場所については階数・会議室名・部屋番号も明記し、参加者に不要な誤解を与えないことが重要です。

アジェンダ作成のコツ②:会議の目的を明らかにする

アジェンダの内容で最も重要なのは、会議の目的です。「そもそもこの会議は、何のために行われるのか」をはっきりさせておきましょう。

  • 情報共有
  • 決裁をもらう(何かを決定する)
  • アイデア出し、ブレインストーミング

アジェンダの作成にあたり、しっかりと会議の目的を絞り込むことで、招集すべきメンバーや会議時間が明確になるでしょう。情報共有なら必要なメンバーだけ集めて短時間で、アイデア出しなら広くさまざまな部署からメンバーを集めてある程度まとまった時間を取る、など、目的によって会議のやり方も変わります。

アジェンダ作成のコツ③:議題を整理し、検討すべき項目や時間配分を考慮

会議の目的を明確にしたら、議題の整理に移ります。その会議で決めるべき案件を整理し、参加者に事前に知ってもらうためです。より伝わりやすくするためには、「議題1」「議題2」と連番を振るなど、工夫すると良いでしょう。また、議題ごとに議論する時間を事前に割り振っておき、わかりやすく書いておくのもスムーズな進行に有効です。

他にも、以下のようなポイントに注意して整理すると良いでしょう。

  • 会議の参加者は、今回の内容についてどのくらい理解しているか
  • 参加者の判断基準など、議決に必要とする情報は何か
  • 今後の進め方、スケジュールについて

例えば、参加者が今回の会議の議題についてあまり把握していないようなら、初めに議題の内容やこれまでの経緯などを詳しく共有する時間が必要でしょう。その後で、判断基準など必要とする情報をインプットしていかなくてはなりません。必要に応じて、1回の会議ですべてを終わらせるのではなく、何回かに分けて行う判断もしましょう。

アジェンダ作成のコツ④:余裕をもって参加者に伝える

アジェンダを作成できたら、参加者に余裕をもって伝えるスケジュール感も必要です。事前に伝えることで、参加者に各自の役割や議題を理解しておいてもらわなくてはなりません。当日に必要な持参資料があれば、その作成時間も考慮した上でアジェンダを伝えましょう。遅くとも会議の前日までには作成し、参加者に共有するのが理想です。

もし、定例会議のように前回から続いている会議の場合、前回の会議で残った議題や参加者に求めていた宿題などについても事前に共有しておけば、スムーズに会議を進めやすくなります。ぜひ、アジェンダに盛り込んでおきましょう。

ワード?エクセル?アジェンダはどのツールで作る?

見やすいアジェンダを作成するためには、内容の精査だけでなく見栄えの調整も重要です。見栄えを良くするためには、以下の3つのポイントに注意しましょう。

フォント、文字の大きさ
フォントの見た目を議題に合わせて柔らかくしたり、固めにしたり調節する
文字は、長時間読んでも疲れないくらいの大きさと行間バランスを考慮する
文字が小さすぎると読みづらく、大きすぎると資料枚数がかさみすぎるので、調節する
インデックス
目次や見出しを使い、文章のまとまりをわかりやすくする
初めて読む文章でもどこに何が書いてあるか示せて、読み手が全体像を把握しやすい
大見出し・小見出しや、メリット・デメリットなど内容ごとにくくるとよい
数値はグラフ化する
資料中で割合や経時的な数値の変化を示したいときは、グラフで見やすく
例えば、ある商品の年代別シェア割合を円グラフで、10年間の売上変化を折れ線グラフで、など
数字の羅列だけではイメージしづらいので、視覚的なわかりやすさも考慮する

フォントや文字の大きさを調節したり、グラフを作成したりするためにはやはりOfficeツールが便利です。WordやExcelなら、入力した内容のフォントを変えるにも、入力したデータからグラフを作るにも簡単な機能が揃っています。Officeソフトは多くの企業が導入していますので、ぜひ活用しましょう。

アジェンダの基本の作成例

アジェンダの作成例として、最もシンプルなのは以下のようなスタイルです。

アジェンダの作成例

  • 会議名:○△プロジェクト、第4回打ち合わせ
  • 日時:2021年7月9日(金) 15:00〜17:00
  • 場所:第3会議室
  • 参加者:岡田、加藤、三木、河本、棚橋
  • 会議の目的:△△についての情報共有、ブレインストーミング
  • 配布資料:進捗(2枚)、情報共有(4枚)
時間議題
15:00〜15:10進捗報告
15:10〜15:30△△についての情報共有
15:30〜16:00△△について、ブレインストーミング
16:00〜16:45△△についてまとめ、決定
16:45〜17:00次回の打ち合わせについて

最低限、これらのことが記載してあればいつどこで会議を行うのか、会議で何を話し合うのか、どんなスピード感で進行していくのかがわかります。会議をスムーズに進めるためには、これらの事項に抜けがないようアジェンダを作成しましょう

各議題を細かく設定するタイプのアジェンダはどう作る?

さらに一歩進めて、各議題について細かく設定するタイプのアジェンダの作成例も確認しておきましょう。

より詳細なアジェンダ作成例
  • 会議名:第1回「Webコンテンツ○○の作成について」
  • 日時:2021年10月4日(月) 14:00〜16:00
  • 場所:4F 会議室A
  • 参加者:プロジェクトメンバー
  • 配布資料:アジェンダ、予算内訳、参考資料

会議内容は、以下の項目を盛り込みます。

1:予算について(14:00〜14:15)
予算内訳資料を参照
2:○○で取り扱う内容について(14:15〜15:00)
  • ターゲット層
  • 訴求すべきポイント
  • 社内サービスとの連携
3:リリース日、外注について(15:00〜15:30)
  • リリース日程の決定、日程調整
  • 外注の範囲と外注先の決定
4:各部署とのミーティング日程について(15:30〜15:40)
  • 営業部
  • 総務部(Web担当)
  • マーケティング部
5:第2回ミーティングについて(15:40〜15:45)
6:質疑応答(15:45〜16:00)

これはあくまでも一例ですが、各議題についてより細かい内容を記載することで、参加者が具体的なイメージを抱きやすくなります。アジェンダをあらかじめ配布しておけば、参加者が当日までに目を通して内容を考えておくことができますので、当日の考える時間を短縮し、会議がよりスムーズに進むことにもつながるでしょう。

おわりに:アジェンダは予定される会議内容のまとめ、として使われることが多い

アジェンダという言葉にはさまざまな意味がありますが、会社における業務内で「アジェンダ」と言う場合、「予定される会議内容のまとめ」などの意味で使われることが多いです。使い方に慣れるまでは、例文で覚えてしまいましょう。

読みやすくわかりやすいアジェンダを作るためには、内容の精査とともに見栄えの調整も大切です。多くの企業が導入しているWordやExcelなどのOfficeツールを使えば、フォント変更やグラフ作成も簡単に行えます。

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