紙からデジタル名刺へ!導入時に気をつけたいリスクとおすすめオンラインサービス

オンライン上のデジタル名刺交換仕事がうまくいかない
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請求書や契約書が紙ベースからデジタルへと移行し、ペーパーレス化をどんどん進んでいる会社もあるでしょう。名刺もデジタル化が進み、紙の名刺を持たなくなった人もいます。

この記事では、デジタル名刺のメリットとデメリット、導入時に必要なリスク対策、おすすめのデジタル名刺アプリ・サービスを紹介します。

この記事でわかること
  • 紙名刺にはないデジタル名刺の便利なポイント
  • デジタル名刺導入に伴うリスクやコスト
  • オンライン会議におすすめのデジタル名刺サービス
  • デジタル名刺交換するときのマナー

ペーパーレス化も利便性も!デジタル名刺のメリット

限られた資源を大切にしようという考えは世界中に広まっており、ビジネスシーンも例外ではありません。特に「ペーパーレス」は会社が取り組むべき課題とされることが多く、書類を紙からデジタルへ移行する流れが進んでいます

経費精算や出退勤、契約書のデジタル化に取り組んでいる会社は多いものですが、名刺交換も紙からデジタルへと変わりつつあります。

デジタル名刺は保管しやすく検索が簡単

紙の名刺では名刺ボックスや名刺フォルダ、手帳などで管理しないと紛失のおそれがあります。また、保管した名刺の中から特定の名刺を探すときに時間がかかったり、保管方法を体系立てていたいと見つけ出せないこともあります。

デジタル名刺では、アプリなどで名刺情報を交換します。そのためデータ登録さえ完了すれば、名刺情報の管理や検索、更新が簡単に行えるのです。

デジタル名刺は対面でもリモートでも交換可能

デジタル名刺はQRコードやURL発行で名刺交換できます。そのため、リモートワークで直接は会えない相手とも名刺交換できるのがメリットです。もちろん対面でも交換できます。

役職などの情報更新が楽で、エコ・コスト削減にもつながる

役職や部署名が変わったとき、デジタル名刺であればパソコンやスマートフォン上で情報を修正すれば更新可能です。紙名刺であれば古い情報が記載された名刺は破棄する必要があり、紙の無駄になってしまいますが、デジタル名刺ではその心配がありません。紙の名刺作成にかかるコスト削減にもつながります

顧客情報の社内共有の効率アップ

会社員であれば、顧客情報は個人のものではなく会社のものといえます。業務で必要な顧客情報の共有も、デジタル名刺によってデータベース管理がされていれば社内共有が効率的に行えます

名刺交換のマナーを気にしなくてよい

対面で紙の名刺交換をするときは、名刺の向きや差し出し方、名刺入れの手入れなどさまざまなビジネスマナーに注意しなければいけません。

デジタル名刺では紙の名刺ほどのビジネスマナーはありませんので、スムーズに名刺交換できます。ただし名刺交換する場面は初対面であることが多いので、ビジネスパーソンとしての基本的なマナーは求められます。

デジタル名刺のデメリットとリスクは?どんな対策が必要?

便利なデジタル名刺ですが、デジタルゆえのデメリットやリスクもあります。デジタル名刺の導入を考えている会社では、下記のデメリットも考慮した上で検討するのがおすすめです。

アプリやサービスごとにフォーマットが異なる

紙の名刺であれば、紙のサイズやデザイン、文字のフォント、記載されている情報などの自由度が高く、会社や個人のオリジナリティを表現しやすくなります。

デジタル名刺では、利用しているアプリやオンラインサービスによってフォーマットに制限があります。異なるアプリやサービス間の名刺情報の保管に不具合が出る可能性も否定できません。

デジタルで名刺交換した後は、文字化けしていないかなど確認が必要でしょう。

パソコンやスマホのバッテリーに要注意

デバイスがなければデジタル名刺の交換はできません。デジタルの名刺交換をするときは、パソコンやスマホのバッテリーが切れていないように注意しましょう。

名刺データ破損と喪失のおそれがある

デジタル名刺は、情報がデータで管理されます。そのため、誤ってデータを削除してしまう、システムに不具合が発生してデータを見れなくなる、などのリスクが考えられます。

定期的にバックアップをとるなどの対策をとるのがおすすめです。

セキュリティ対策が必要でコストが発生する

デジタル名刺はパソコンやスマホ、会社のデータベースで名刺データを保管・管理することになります。そうしたデジタルデバイスやデータベースはインターネットに接続されていることがほとんどですので、セキュリティ対策が必要です。

もしも情報漏洩などの事故が発生すると、会社の信頼が大きく失われます。セキュリティ対策にはソフトの導入や社員のセキュリティ教育などコストがかかります

企業も個人も導入したくなる人気のデジタル名刺サービス5選

デジタル名刺は、企業だけでなく個人にも利用されています。利用者が比較的多い人気のデジタル名刺サービスの5種類紹介しますので、導入の参考にしてください。

Eight

Eightでは紙名刺を撮影するだけで、情報がデータ化されます。URLまたはQRコードを送信するだけで名刺交換可能です。Eightユーザーでない相手にも名刺情報を送ることができます。
またEight上でつながった相手には、仕事の近況や昇進、転職などをお知らせする機能がついています。

近年はオンラインでの会議や打ち合わせが増えていますが、Eightでは名刺情報をバーチャル背景に表示させることができます。名前、部署、役職などが背景に表示されますので、名前を覚えてもらいやすくなります。

「企業向けプレミアム」(月額480円または年額4,800円)を利用すると、個人のEightユーザーが保有する名刺データを社員間で共有できます。

Sansan

およそ7000社で利用されている企業向けデジタル名刺サービスです。デジタル名刺をもとに、顧客データを連携させることができ、営業、マーケティング、コンプライアンスの強化に役立ちます

専用のスキャナまたはスマートフォンで紙の名刺をスキャンし、名刺をオンライン化します。その後はURLを発行し、オンラインで名刺交換可能です。

名刺に対してタグ付けすることができますので、わかりやすいグループ分けをするのもおすすめです。タグ付けによってリストを作成し、一括メール送信もできます。

ビジカ(ビジネスカードクラウド)

ビジカでは、双方がアプリをインストールしなくても名刺交換できます。また、オンラインでの会議や打ち合わせをスムーズにするためのサービスが工夫されており、オンライン会議で活用できる名刺背景を作成することが可能です。

オンライン会議では紙の名刺交換ができません。デジタル名刺交換を忘れてしまうと、相手の連絡先や肩書が思い出せず困ってしまいます。ビジカを利用すると、デジタル名刺交換を忘れた場合でも会議の日程や会議名から参加者を検索できます。リモートワークでオンライン会議が増えた人におすすめですよ。

2bs

2bsでは、双方がアプリをインストールしなくても名刺交換できます。また名刺の写真撮影やスキャンも必要ありません。サービス内でデジタル名刺を作成し、即日発行が可能だからです。

名刺作成の自由度が高く、バナー画像や本人画像、動画データも登録できます。オリジナリティのあるデジタル名刺を希望する人におすすめのデジタル名刺サービスです。

Zoom

リモートワークのオンライン会議普及により、Zoomの利用率が高まりました。Zoomでは背景に名刺情報や名刺のQRコードを表示可能です。

すでにZoomの利用が社内で浸透しており、導入コストや社員の負担を抑えたい場合はZoomの名刺交換機能を活用するという方法もよいでしょう。

デジタル名刺交換にもビジネスマナーはあるの?

デジタル名刺は、紙の名刺にあるようなビジネスマナーは定まっていません。しかしビジネスシーンでは基本的なマナーが必要とされます。

特に、紙名刺を使っている人にとってデジタル名刺はどのように交換すればいいかわからないものです。打ち合わせ中にスマホを取り出すことを快く思わない人もいます

デジタル名刺を交換するときには、下記のポイントに注意するようにしましょう。

  1. パソコンやスマホを取り出すときは、「デジタル名刺の交換をさせていただきたい」ということを伝えてから
  2. 会社または個人でデジタル名刺を使用していることを説明する
  3. デジタル名刺の交換方法を説明し、差し支えないか確認する

また、念のためですが紙の名刺を数枚持っておくと安心ですね。利用者が増えているとはいえ、デジタル名刺はまだまだ新しいサービスです。お互いが気持ちよく名刺交換できるように、マナーを守りましょう。

おわりに:デジタル名刺は仕事の効率アップと社内の情報共有にメリットあり

デジタル名刺を導入する大きなメリットは、名刺管理の効率向上、社内の顧客情報共有などさまざまです。紙の名刺の印刷、更新にかかるコスト削減にもつながります。ただしデジタルならではのセキュリティ面の不安もありますので、対策を用意した上で導入するのがおすすめです。

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