オフィスを綺麗に断捨離したいときの注意点と捨ててはいけないものとは

断捨離がブームになり、身の回りをスッキリ整理整頓する人が増えました。次はオフィスで断捨離したいと思ったとき、どんなことに気をつけて掃除するのが良いのでしょう。オフィスの大掃除をするときの注意点などを紹介します。

この記事でわかること

オフィスを綺麗に保つメリット

オフィスが散らかっていると、「どこに何があるかわからない」などの問題が起こりやすくなりますよね。オフィスを綺麗に保つことには、たくさんのメリットがあります。

オフィスは人の出入りも多く、いつの間にか汚れや埃が溜まりやすいもの。整理整頓や掃除をすると、見た目がスッキリするだけでなく汚れや埃も片付けられます。

仕事では、契約書や請求書、納品書、有給申請書など多種多様な書類が使用されます。デジタル化が進んでも、部署や社風によっては紙での書類保管がまだまだ多いことも。

書類がきちんと整理整頓されていないと、確認したいことがあってもスムーズに書類を見つけられず、時間と労力が奪われます。書類の整理整頓は、業務の効率性アップに欠かせません。情報セキュリティの観点から見ても、紛失のリスクを減らせるメリットもあります。

散らかった環境は、ストレスや集中力低下の影響があると考えられています。オフィスを綺麗に保つことで、仕事へのモチベーションや集中力のアップが期待できます。

オフィスが乱雑、散らかっているなどの場合、思い切って断捨離したいと思うこともあるでしょう。ただしオフィスで断捨離するときは、自宅と同じように考えてはいけません。

オフィスで書類の整頓や断捨離をするときは、必ず上長や周囲の人に確認と許可を取りましょう。特に書類は要注意。原本保管が必須の書類、再発行できない書類もあります。

書類やファイルの整理整頓をする際は、各書類の保管年数を確認してください。種類に応じて「〇年保管」と定められているケースが少なくありません。

インターネットで書類の保管年数の目安を調べるだけでは不十分です。インターネットの情報が自社のルールにも当てはまるとは限りません。また、社内規則によって書類の保管年数が決まっている場合もあります。

片付けや断捨離では不要な物が出てきます。ゴミを出すときは、会社が所在するエリアの分別ルールを必ず確認しましょう。不明なときは総務に聞いてみると、ゴミの分別のルールや会社としてどのように処理しているか教えてもらえるはずです。

オフィス環境を綺麗に保つポイントを抑えると、心地よい状態を保つことができます。

どこに何を置くか、あらかじめ決めましょう。文房具、PC用品、書類、仕事の関連資料など、物の性質ごとに保管場所はそれぞれ分けておくのが基本です。

オフィスは皆で使うものですので、物を実際に使うことが多い人の意見を聞きながら、皆のためになる収納方法を考えるのがおすすめです。

物ごとに管理しやすいように収納アイテムを使いましょう。サイズの合わない収納ボックスを使っていると、すぐにゴチャゴチャしてしまいます。収納ボックスや収納棚は、何を保管する場所なのかラベルを貼っておくとわかりやすいでしょう。

書類は種類ごとにファイリングするのが基本です。会社や部署によって、さらに細かいルールが設けられています。書類のファイリングに関するルールは文書化し、社内で共有していくことが望ましいでしょう。

情報セキュリティ上、鍵のついたキャビネットで保管する必要のある物もあります。たとえば特定のPC機器や書類は、アクセスできる人を制限することが求められます。紛失を防ぐために、利用台帳を作るケースもあります。

オフィスをすっきり綺麗に断捨離したいときは、会社に相談しつつ、情報セキュリティ面の注意を怠らないようにしましょう。